¿Qué pasa con las cuentas bancarias cuando fallece el titular?

¿Por qué este tema afecta a más empresas de las que parece?

Muchas pequeñas y medianas empresas de nuestro entorno —sobre todo aquellas de tipo familiar o con pocos socios— dependen en gran medida de una o dos personas que concentran tanto la toma de decisiones como la operativa financiera. Cuando una de ellas fallece, lo que parecía una gestión rutinaria puede convertirse en un rompecabezas: cuentas bloqueadas, pagos paralizados, falta de acceso a información bancaria, y sobre todo, incertidumbre.

En Garanta, asesoría fiscal y mercantil en Elda y Alicante, hemos ayudado en numerosas ocasiones a empresas que, ante el fallecimiento de un socio, no sabían cómo continuar operando ni cómo recuperar el control del patrimonio. Por eso creemos que vale la pena explicar qué ocurre exactamente en estos casos.

Qué hace el banco cuando fallece el titular de una cuenta

Cuando una entidad bancaria recibe el certificado de defunción de uno de sus clientes, tiene la obligación de proteger el dinero bloqueando las cuentas a su nombre. Esta medida no responde a un capricho, sino a la necesidad legal de evitar movimientos irregulares y asegurar que ese patrimonio se reparta conforme a la ley y los derechos sucesorios.Desde el momento en que se bloquea la cuenta, nadie —ni siquiera los familiares más cercanos— puede extraer dinero o realizar operaciones, salvo que estén correctamente autorizados o sean cotitulares con derechos claramente definidos. Lo que sí puede solicitarse es el certificado de saldo a la fecha del fallecimiento, imprescindible para iniciar cualquier trámite sucesorio.

En el caso de cuentas conjuntas, la cosa cambia ligeramente. Solo se bloquea la parte proporcional correspondiente al fallecido. El resto sigue estando disponible para los demás titulares, aunque es habitual que el banco pida documentación para justificar el reparto de titularidades si no está claramente establecido.

Consecuencias para la empresa si el fallecido era socio o administrador

Este es uno de los puntos críticos que muchas veces no se tienen en cuenta. Si el fallecido era socio, administrador o apoderado de la empresa, y tenía cuentas personales vinculadas a la operativa del negocio, el problema puede crecer rápidamente.

Imagina que los pagos a proveedores, nóminas o impuestos se venían haciendo desde su cuenta personal por comodidad o tradición. De un día para otro, ese dinero queda bloqueado y el acceso a los fondos se pierde. Aunque pueda parecer una mala práctica, en muchas pequeñas empresas esto sigue ocurriendo. Y el resultado es un bloqueo total de la liquidez disponible.

Incluso cuando las cuentas están a nombre de la sociedad, si el fallecido era el único autorizado ante el banco, la situación es similar: hasta que se nombre un nuevo apoderado y se inscriba el cambio en el Registro Mercantil, la empresa no puede operar. Se paraliza la actividad bancaria, lo cual puede tener efectos directos en la cadena de pagos.

Qué documentación se necesita para desbloquear cuentas

Tanto si hablamos de una cuenta personal como de una vinculada al negocio, el proceso siempre exige la presentación de documentación oficial. Esto incluye, como mínimo:

• Certificado de defunción
• Certificado de últimas voluntades
• Testamento o declaración de herederos
• Aceptación formal de la herencia
• Justificante del pago o exención del Impuesto de Sucesiones

Sin ese último paso, el banco no puede liberar fondos, ya que se considera responsable subsidiario si entrega dinero sin que se haya cumplido esta obligación fiscal.

En muchas ocasiones, este impuesto puede pagarse directamente desde la cuenta bloqueada. El banco emite una transferencia a Hacienda o a la consejería correspondiente, y una vez justificado el pago, permite repartir los fondos.

Este trámite puede aligerarse si se ha trabajado previamente con una asesoría fiscal o mercantil. En Garanta, acompañamos todo el proceso para evitar retrasos, errores en los documentos o gestiones innecesarias que suelen alargar la entrega de fondos.

Qué ocurre con los poderes bancarios

Otro aspecto clave es el de los poderes. Si el fallecido era el único con capacidad de firma o apoderamiento ante el banco, nadie más puede actuar hasta que se nombre a un sustituto. Esto requiere, en muchos casos, la convocatoria de una junta de socios, la elevación a público de los acuerdos y su posterior inscripción en el Registro Mercantil.

Todo esto lleva tiempo, y si no se ha previsto con antelación, la empresa puede encontrarse varios días o semanas sin poder operar. Por eso insistimos tanto en la necesidad de establecer poderes alternativos o solidarios, especialmente cuando hablamos de negocios con estructura reducida.

Separar las finanzas personales de las de la empresa: una cuestión de salud financiera

Aunque muchas veces se considera una solución práctica, utilizar cuentas personales para mover dinero de empresa puede volverse en contra en cuanto ocurre un imprevisto. No es solo una cuestión de contabilidad o transparencia fiscal. También lo es de seguridad jurídica.

Cuando una cuenta personal contiene fondos que realmente pertenecen al negocio, la herencia se complica. Los herederos legítimos pueden reclamar cantidades que la empresa considera suyas. Y si no hay registros contables adecuados o contratos que lo justifiquen, el banco no va a entrar a valorar. Solo actuará conforme a lo que la documentación oficial establezca.

Separar las finanzas desde el primer momento, abrir cuentas específicas para la actividad empresarial y formalizar los traspasos con facturas o contratos son decisiones que pueden evitar muchos quebraderos de cabeza en el futuro.

¿Y si eres heredero y no hay empresa de por medio?

Aunque el enfoque de este artículo es sobre todo empresarial, también hay muchos particulares que se enfrentan a esta situación sin saber por dónde empezar. Si eres heredero y la cuenta estaba a nombre exclusivo del fallecido, el procedimiento es similar, aunque algo más sencillo si no hay participación empresarial de por medio.

Lo primero es obtener el certificado de defunción y el de últimas voluntades. A partir de ahí, se puede solicitar copia del testamento, si existe, o iniciar una declaración de herederos. Con esos documentos y el justificante del impuesto de sucesiones, se puede acudir al banco para solicitar la liberación de fondos.

Si se trata de una cuenta conjunta con un cónyuge o hijo, solo se inmoviliza la parte correspondiente al fallecido. El resto sigue siendo accesible, aunque conviene actuar con prudencia para evitar malentendidos o problemas con Hacienda.

En cualquier caso, recomendamos que los particulares también se asesoren antes de dar ningún paso, especialmente si existen deudas, seguros de vida o propiedades a nombre del fallecido.

Qué puedes hacer para evitar problemas en el futuro

Tanto si tienes una empresa como si gestionas tu patrimonio familiar, existen formas de prevenir que el fallecimiento de alguien bloquee el acceso a fondos necesarios o genere conflictos. Algunas recomendaciones que trabajamos en Garanta incluyen:

• Redactar un testamento claro y actualizado
• Revisar los poderes inscritos en las cuentas bancarias
• Separar el patrimonio personal del empresarial
• Establecer protocolos de sustitución para socios y administradores
• Planificar con antelación la fiscalidad de las herencias

Estos pasos, sencillos pero efectivos, pueden marcar la diferencia entre una sucesión ordenada o un proceso largo, costoso y emocionalmente desgastante.

Conclusión

La muerte de una persona cercana o clave para una empresa nunca es fácil de gestionar. Pero si además se complica por temas patrimoniales mal previstos o gestiones bancarias bloqueadas, el impacto puede ser mucho mayor. Tanto desde el punto de vista particular como desde la perspectiva empresarial, es fundamental entender cómo funcionan estos procesos y contar con apoyo profesional para no perder tiempo ni dinero.

En Garanta, asesoría de empresas en Alicante y Elda, ayudamos a nuestros clientes a planificar con sentido común, proteger sus intereses y gestionar cada paso con eficacia. Porque cuando todo está bien preparado, incluso los momentos difíciles se pueden afrontar con tranquilidad.