Pagar el alquiler de un local, una oficina o una nave parece, a simple vista, una operación sencilla.
El propietario emite la factura, la empresa o el autónomo paga la renta mensual y el negocio sigue funcionando.
Pero en muchos casos falta una pieza importante: la retención del alquiler.
Cuando una empresa o profesional paga el alquiler de un inmueble urbano afecto a su actividad, puede estar obligado a practicar retención e ingresarla en Hacienda mediante el modelo 115.
Y ahí aparece uno de los errores más habituales: pensar que pagar la factura al propietario es suficiente.
El problema es que, si el alquiler estaba sujeto a retención, la obligación no termina con la transferencia. La empresa debe retener una parte de la renta, ingresarla en Hacienda y reflejar correctamente esas cantidades en sus modelos fiscales.
Por eso, antes de pagar un alquiler de local, conviene revisar si la factura está bien emitida, si incluye la retención correspondiente y si existe obligación de presentar el modelo 115 trimestral.
El alquiler del local no siempre termina en la transferencia
Una empresa puede estar pagando todos los meses el alquiler de su local y, aun así, estar cometiendo un error fiscal.
Esto ocurre cuando se paga la renta completa al propietario sin practicar la retención que correspondía. En ese caso, el dinero que debía ingresarse en Hacienda se ha entregado al arrendador, pero la obligación fiscal puede seguir siendo del inquilino que debía retener.
La idea básica es sencilla: en determinados alquileres de inmuebles urbanos, quien paga la renta no solo paga al propietario. También actúa como retenedor.
Eso significa que la empresa o autónomo arrendatario descuenta una parte de la base del alquiler y la ingresa posteriormente en Hacienda mediante el modelo 115.
En la práctica, la factura suele funcionar así: el propietario emite la renta con IVA, se resta la retención aplicable y el arrendatario paga al propietario el importe resultante. Después, esa retención se declara e ingresa ante la Agencia Tributaria.
Por eso no conviene revisar solo cuánto se paga cada mes. Hay que revisar también cómo está hecha la factura.
Qué es el modelo 115
El modelo 115 es la autoliquidación que se utiliza para ingresar en Hacienda las retenciones practicadas por el pago de determinados alquileres de inmuebles urbanos.
En otras palabras, si una empresa o autónomo paga el alquiler de un local, oficina, nave o inmueble urbano destinado a su actividad y ese alquiler está sujeto a retención, tendrá que declarar esas retenciones en este modelo.
No se trata de un impuesto nuevo sobre el alquiler. Se trata de ingresar en Hacienda una cantidad que se ha retenido al propietario a cuenta de sus impuestos.
Por eso el modelo 115 no debe mirarse como algo aislado. Está conectado con la factura del alquiler, con la contabilidad, con las obligaciones trimestrales y con el resumen anual que se presenta después mediante el modelo 180.
Si durante el trimestre se han pagado rentas sujetas a retención, habrá que comprobar si corresponde presentar el modelo 115 y cuadrar las cantidades con las facturas recibidas.
Quién tiene que presentar el modelo 115
La obligación suele afectar a empresarios, profesionales, sociedades y entidades que pagan rentas por el arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos sujetos a retención.
El caso más habitual es el de una empresa que alquila un local comercial para desarrollar su actividad. También puede ocurrir con oficinas, despachos, naves, almacenes u otros espacios urbanos utilizados en el negocio.
La clave no está solo en que exista un alquiler. La clave está en quién paga, qué inmueble se alquila, para qué se utiliza y si la renta está sometida a retención.
Por eso conviene revisar el contrato y la factura, no quedarse solo con la idea de “es el alquiler del local”.
- Si eres una empresa que alquila un local para su actividad, normalmente deberás comprobar si la factura incluye retención y si tienes que presentar el modelo 115.
- Si eres autónomo y alquilas una oficina o despacho, también puede existir obligación de retener, aunque el importe sea pequeño o aunque el pago se haga todos los meses de forma automática.
- Si el arrendador indica que no procede retención, conviene pedir soporte o revisar el motivo. No basta con que la factura venga sin retención si realmente la operación debía llevarla.
Este punto es importante porque el error puede arrastrarse durante meses. Si la factura se configura mal desde el inicio del contrato, todos los trimestres pueden estar saliendo mal.
Cómo debe aparecer la retención en la factura del alquiler
Una factura de alquiler de local debe revisarse con cuidado.
En muchos casos, la estructura incluirá la base del alquiler, el IVA correspondiente y la retención aplicable. La retención se calcula sobre la base de la renta, no sobre el total con IVA.
De forma simplificada, la factura suele tener esta lógica:
- Base del alquiler. Es el importe pactado por la renta del local, oficina o nave antes de impuestos.
- IVA repercutido. En los alquileres de locales afectos a actividad económica suele aparecer IVA en la factura, salvo supuestos específicos.
- Retención. Es la cantidad que el arrendatario no paga al propietario porque debe ingresarla en Hacienda mediante el modelo 115.
- Total a pagar al arrendador. Es el resultado de sumar el IVA y restar la retención correspondiente.
Este detalle genera muchas dudas porque la empresa puede ver que paga menos al propietario de lo que suma la base más el IVA. Pero esa diferencia no es un descuento ni una rebaja del alquiler. Es una cantidad retenida que después debe ingresarse en Hacienda.
Por eso, si la factura está mal planteada, el descuadre aparece por todas partes: en el pago mensual, en la contabilidad, en el modelo 115 y en el resumen anual.
El error de pagar la factura sin mirar la retención
Uno de los errores más frecuentes es automatizar el pago del alquiler y olvidarse de revisar la factura.
La empresa recibe todos los meses el mismo documento, hace la transferencia y no vuelve a pensar en ello hasta que llega el trimestre. Pero si la factura no incluye la retención correcta, el problema puede acumularse.
A veces ocurre porque el arrendador emite la factura sin retención. Otras veces porque la empresa paga el total de la factura sin descontarla. También puede pasar que se aplique un porcentaje incorrecto o que se declare en el trimestre equivocado.
El alquiler de un local suele ser un gasto fijo y repetido. Precisamente por eso conviene configurarlo bien desde el primer mes.
Un error pequeño en una factura mensual puede convertirse en varios modelos trimestrales mal presentados, descuadres en contabilidad y problemas al preparar el modelo 180 anual.
Ya lo hemos comentado en otros artículos del blog, como en facturas bajo la lupa y los errores que pueden activar un requerimiento de Hacienda: una factura aparentemente rutinaria puede tener más importancia fiscal de la que parece.
Cuándo se presenta el modelo 115
El modelo 115 se presenta, con carácter general, en los primeros días posteriores al cierre de cada trimestre natural.
En la práctica, para muchas empresas y autónomos esto significa revisarlo junto al resto de obligaciones fiscales trimestrales. Es el mismo momento en el que suelen prepararse otros modelos, como el IVA trimestral, retenciones de profesionales o pagos fraccionados, según cada caso.
La AEAT indica que el modelo 115 se presenta en los veinte primeros días naturales siguientes al trimestre natural. Por eso conviene no dejar la revisión del alquiler para el último día.
El riesgo está en pensar que, como el alquiler se paga todos los meses igual, el modelo se prepara solo. Pero antes de presentar hay que comprobar que las facturas están correctamente emitidas, que la retención coincide con lo declarado y que no hay meses sin registrar.
Además, si no se ha practicado retención durante el trimestre cuando correspondía, no basta con presentar el modelo como si nada.
Hay que revisar qué se ha pagado realmente, qué debía haberse retenido y cómo regularizar la situación correctamente.
Es una lógica parecida a la que explicamos en el artículo sobre por qué el IVA trimestral puede salir a pagar en el modelo 303: el trimestre no se complica solo al presentar el modelo, sino cuando las facturas se han gestionado sin orden durante los meses anteriores.
El modelo 180 y el cierre anual de las retenciones
El modelo 115 no termina del todo en cada trimestre.
Al finalizar el año, las retenciones practicadas por alquileres de inmuebles urbanos deben cuadrar con el modelo 180, que es el resumen anual informativo.
El modelo 180 recoge la información anual de esas retenciones: importes, perceptores y datos relacionados con los alquileres declarados durante el ejercicio.
Por eso es tan importante que los modelos 115 trimestrales estén bien preparados. Si durante el año se han declarado importes incorrectos, si falta algún trimestre o si los datos del arrendador no coinciden, el problema puede aparecer al preparar el resumen anual.
Muchas empresas descubren el error en enero, cuando toca cuadrar todo el ejercicio. Pero para entonces el problema puede venir de meses atrás.
La mejor forma de evitarlo es revisar cada trimestre con calma y mantener ordenada la documentación del alquiler: contrato, facturas, pagos, retenciones y datos fiscales del arrendador.
Casos en los que puede no haber retención
No todos los alquileres funcionan igual.
Existen supuestos en los que no debe practicarse retención o ingreso a cuenta. Por ejemplo, la Agencia Tributaria recoge determinados casos como el arrendamiento de viviendas por empresas para sus empleados, rentas satisfechas a un mismo arrendador que no superen determinados importes anuales, contratos de arrendamiento financiero o supuestos relacionados con la actividad del arrendador en el IAE.
Este punto suele generar confusión porque algunas empresas interpretan que “si la factura viene sin retención, será porque no toca”.
Y puede ser cierto, pero conviene comprobarlo.
Si el arrendador está exonerado de retención o se encuentra en un supuesto especial, lo prudente es conservar la documentación que lo justifique. Si no existe una explicación clara, pagar la factura sin retener puede acabar generando un problema para quien tenía la obligación de practicar la retención.
En fiscalidad, muchas veces el problema no está solo en aplicar una regla, sino en poder demostrar por qué se aplicó.
Errores habituales con el alquiler del local y el modelo 115
El modelo 115 suele dar problemas porque afecta a un gasto muy normalizado. El alquiler se paga todos los meses y, precisamente por eso, se revisa menos de lo que debería.
Estos son errores frecuentes que conviene evitar:
- Pagar el total de la factura sin comprobar si debía practicarse retención. Si el alquiler estaba sujeto a retención, la empresa no debería limitarse a transferir el importe completo al arrendador.
- Registrar la factura de alquiler sin revisar base, IVA y retención. Un error en cualquiera de esos importes puede afectar al modelo 115, al IVA y a la contabilidad.
- No presentar el modelo 115 porque nadie avisó al inicio del contrato. La obligación puede nacer desde el momento en que se pagan rentas sujetas a retención, no cuando la empresa se acuerda en enero.
- Confundir el modelo 115 con el modelo 180. El modelo 115 sirve para ingresar las retenciones periódicas; el modelo 180 resume anualmente lo declarado.
- No conservar documentación del arrendador o de posibles excepciones. Si no se practica retención, conviene poder justificar por qué no correspondía hacerlo.
La mayoría de estos errores se pueden evitar si el alquiler se revisa desde el principio, antes de convertirlo en un pago automático.
Qué revisar antes de presentar el modelo 115
Antes de presentar el modelo 115, conviene hacer una comprobación sencilla pero completa.
Lo primero es revisar el contrato de alquiler y confirmar quién es el arrendador, qué inmueble se alquila y si se trata de un inmueble urbano afecto a la actividad. Después hay que comprobar la factura mensual, especialmente la base, el IVA, la retención y el total pagado.
También conviene verificar que los importes retenidos coinciden con los que se van a declarar en el trimestre. Si hay varios locales, varios arrendadores o cambios de renta durante el año, la revisión debe ser todavía más cuidadosa.
Por último, hay que guardar bien la documentación: contrato, facturas, justificantes de pago y cualquier documento que explique por qué se ha practicado o no se ha practicado retención.
El modelo 115 no debería prepararse mirando solo el último recibo del alquiler. Debería cuadrar con todo lo ocurrido durante el trimestre.
El alquiler del local también forma parte de la gestión fiscal
El alquiler de un local, una oficina o una nave no es solo un gasto fijo del negocio. También puede generar obligaciones fiscales que conviene controlar.
Si la renta está sujeta a retención, la empresa o autónomo que paga el alquiler debe practicarla, ingresarla mediante el modelo 115 y cuadrarla después con el modelo 180 anual.
Por eso, pagar el alquiler del local no siempre basta. Hay que revisar factura, retención, plazos, documentación y posibles excepciones.
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Porque el alquiler no acaba en la transferencia. Si hay retención, también hay que ingresarla correctamente.