La reducción de la jornada laboral a 37,5 horas: Adaptarse sin perder el control: impacto económico, organización y registro horario

Reducir la jornada laboral a 37,5 horas semanales sin bajar salarios parece, a simple vista, un gesto simbólico. Pero para las empresas, implica una reorganización profunda: nuevos cálculos de costes, ajustes en contratos, rediseño de turnos y, además, una digitalización del control horario que no se puede seguir aplazando. En esta segunda parte de la Guía Garanta te explicamos cómo adaptarte con cabeza a esta reforma sin que tu empresa pierda eficiencia ni estabilidad.

El cambio silencioso: el coste de trabajar menos sin cobrar menos

Cuando se dice que la jornada se reduce sin tocar el salario, lo que realmente está ocurriendo es un encarecimiento del coste por hora efectiva trabajada. Pongamos un ejemplo sencillo: si un trabajador cobra 2.000 € mensuales por 40 h semanales, su hora cuesta 12,50 €. Si pasa a 37,5 h cobrando lo mismo, esa hora pasa a costar 13,33 €. La diferencia puede parecer pequeña, pero multiplicada por toda la plantilla y por 12 meses, se vuelve muy significativa.

Según estimaciones prudentes, el sobrecoste medio por trabajador se sitúa entre 900 € y 1.200 € al año, dependiendo del sector. En organizaciones con márgenes ajustados o alta dependencia de personal, este cambio puede obligar a replantear seriamente sus números.

Y aquí es donde una asesoría especializada puede marcar la diferencia: realizando simulaciones de impacto económico personalizadas, en lugar de aplicar simples reglas generales que a menudo no encajan con la realidad de cada empresa.

¿Qué pasa si no haces nada?

El mayor error que puede cometer una empresa ante esta reforma es pensar que basta con ajustar el horario y ya está. No adaptar correctamente los contratos, los sistemas de control y la organización interna puede tener consecuencias legales y operativas:

• Horas extra encubiertas que generan reclamaciones o conflictos sindicales.
• Errores en nómina o cotizaciones que acaban en sanciones o devoluciones.
• Inspecciones de Trabajo por no tener registro horario digital actualizado.
• Pérdida de eficiencia interna al no reorganizar tareas ni tiempos.

Por eso es fundamental ir más allá del ajuste de horarios y abordar el cambio como lo que realmente es: una reconfiguración del modelo de trabajo.

Contratos y convenios: lo que sí hay que tocar

Muchas empresas firmaron contratos a jornada completa con la referencia legal de 40 horas semanales. Con la nueva ley, esa base se modifica, y aunque no haya que firmar nuevos contratos en todos los casos, sí será necesario revisar:

• Cláusulas de jornada y distribución del tiempo.
• Acuerdos de horas complementarias o extras.
• Contratos a tiempo parcial con coeficientes de jornada antiguos.
• Adaptaciones pactadas por conciliación u otras causas personales.

Además, si tu empresa se rige por un convenio colectivo sectorial que aún marca 40 horas semanales, conviene estar atento a los calendarios de negociación. Muchos sectores aprovecharán 2025 para reequilibrar las condiciones, y será clave tener claro tu punto de partida para no quedar en desventaja.

Reorganizar turnos sin desorganizar la empresa

Reducir la jornada sin contratar más personal puede funcionar si se optimizan los turnos. Pero no se trata solo de quitar 30 minutos a cada jornada. En muchos casos, habrá que repensar por completo la distribución horaria, especialmente si la empresa presta servicios continuos o trabaja por turnos rotativos.

Algunas ideas que ya se están aplicando en empresas piloto:

• Concentrar la jornada en menos días (por ejemplo, 4 días de trabajo de 9,5 h).
• Turnos cruzados con solapamientos mínimos pero sin pérdida de cobertura.
• Horario intensivo de mañana, ajustando pausas y tareas.
• Equipos rotativos con días libres compensatorios bien planificados.

El diseño ideal no es universal: dependerá del sector, el número de trabajadores, la ubicación y la cultura interna. Pero lo que sí es común es que improvisar o hacer recortes lineales suele generar más problemas que soluciones.

Registro horario digital: obligación, oportunidad y reto

La reforma refuerza la obligación de que todas las empresas, sin excepción, dispongan de un sistema digital de control horario accesible, verificable y con conservación de datos durante al menos 4 años. No basta con hojas de Excel ni papel: el sistema debe permitir comprobar con exactitud cuándo entra y sale cada persona, y dejar constancia de pausas, horas extra, o cambios de turno.

Muchas empresas aún lo ven como una molestia. Pero bien aplicado, un buen sistema de registro es una herramienta de eficiencia: te permite detectar picos de actividad, ajustar cargas de trabajo y demostrar cumplimiento ante una inspección.

Desde Garanta, siempre recomendamos buscar soluciones homologadas, fáciles de usar y adaptables a distintos dispositivos. Y si ya cuentas con uno, este es el momento perfecto para revisar si está actualizado, cumple con la ley y se está usando correctamente.

Errores frecuentes que conviene evitar

En las últimas semanas hemos detectado, hablando con clientes, una serie de errores que se repiten y que podrían tener consecuencias serias si no se corrigen a tiempo. Aquí algunos ejemplos:

• Reducir el horario sin recalcular la jornada anual completa. Recortar media hora diaria no siempre encaja con los 1.711 h anuales.
• Aplicar cambios sin notificación formal al trabajador ni actualizar el contrato o anexo.
• No ajustar las jornadas parciales, lo que afecta a los coeficientes de cotización.
• Conservar sistemas de fichaje obsoletos que no reflejan pausas ni ajustes reales.
• No prever sustituciones o refuerzos en periodos clave donde la jornada reducida implica menos margen operativo.

Una buena asesoría debe ayudarte a anticipar estos fallos, corregir los que ya existan y plantear soluciones razonables para evitarlos en el futuro. En Garanta, lo hacemos a diario.

¿Y si aprovechamos este cambio para mejorar?

No todo tiene que vivirse como una carga. Esta reforma puede ser una oportunidad para mejorar la organización, ganar flexibilidad interna y generar una mejor relación con el equipo. En lugar de asumirla como un coste más, algunas empresas están empezando a integrarla como elemento de marca empleadora: ofrecer condiciones atractivas puede ayudarte a retener talento y diferenciarte frente a la competencia.

Además, reducir la jornada también puede implicar revisar procesos internos: eliminar reuniones innecesarias, redefinir objetivos, apostar por herramientas colaborativas o rediseñar flujos de trabajo. Si se aplica bien, trabajar menos puede implicar trabajar mejor.

Conclusión: anticiparse es ganar

La reducción de la jornada laboral ya está en marcha. No es algo que afectará solo a las grandes empresas ni una moda pasajera. Tampoco es algo que puedas resolver con un cambio puntual de horario. Es una reforma que afecta al corazón de tu modelo de trabajo.

En Garanta te ayudamos a ver más allá del BOE: a calcular el impacto real, a reorganizar con criterio, a elegir herramientas que te sirvan y, sobre todo, a no caer en errores que puedan salir caros. Porque adaptarse no es solo cumplir. Es decidir cómo quieres posicionarte ante los cambios que vienen.

En la tercera parte de esta guía abordaremos las opiniones encontradas sobre esta reforma: lo que dicen las patronales, los sindicatos, los expertos… y lo que puedes hacer para convertir esta medida en una ventaja real para tu empresa.